Como fazer mais em menos tempo
Todos temos sonhos e metas que queremos alcançar. Mas nem sempre sentimos que estamos fazendo progresso em direção a elas. É aí onde vemos a gestão de tempo como a solução para organizar nossas ações de forma eficiente para ter melhores resultados.
Se você concorda que gerir seu tempo, é gerir sua vida, e isso determina os resultados que tem e os sonhos que conquista, esse artigo é para você.
A seguir você terá acesso a 16 estratégias de gerenciamento de tempo + 6 recomendações de livros para te tornar o mestre do próprio tempo.
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Conteúdos
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1. Metas
“Sem um destino, nenhum caminho faz sentido e nenhum passo parece significante.”
Richard Oliveira
Quando você tem uma meta, naturalmente direciona suas ações a ela. Quando não tem, suas ações ficam em aberto, qualquer coisa serve para preencher. É aí onde você perde tempo com trivialidades.
Metas importam na gestão de tempo, pois são a razão pelo qual você quer gerenciar melhor seu tempo em primeiro lugar.
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2. Planos de ação
“Se você falha em planejar, está planejando falhar.”
Benjamin Franklin
Planos de ação são o segredo para gerir melhor seu tempo e alcançar mais metas.
Sem definir o que vai fazer de forma seletiva e estratégica, dificilmente irá agir nas atividades certas e acabará desperdiçando tempo.
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3. Prioridades
“Quem prioriza tudo, não prioriza nada.”
Richard Oliveira
Um dos erros mais comuns ao tentar gerenciar melhor o tempo é tentar fazer tudo que pode. Caímos nessa armadilha pelo sentimento que uma lista de tarefa toda marcada nos dá.
Mas não confunda ocupação com produtividade. Não ache que por estar ocupado está sendo eficiente e usando seu tempo da melhor forma.
O melhor uso do seu tempo é aquele direcionado a poucas tarefas que te trazem os maiores resultados.
O princípio de Pareto explica isso da seguinte forma: 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. E isso vai além de metas e ações, 80% do dinheiro (ou mais) está nas mãos de 20% (ou menos) da população, 20% dos homens ficam com 80% das mulheres e etc. É uma lei universal.
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4. Concentração
Estudos comprovaram que fazer mais de uma coisa por vez diminui sua performance e agilidade. Se você não consegue se concentrar em uma só atividade até o final, levará o dobro de tempo que precisaria para terminar.
Essa é mais uma das armadilhas que nos confundem nos fazendo achar que por estarmos fazendo mais de uma coisa, estamos sendo mais produtivos. Isso nos leva a perder mais tempo.
Imagine sua atenção como uma lupa na luz do sol. Se voce pegar um papel colocar na frente dela e deixá-la distante do papel, nada acontecerá, mas se focá-la bem perto do papel com a luz do sol atravessando, o papel pegará fogo.
Se você focar em diversas coisas, terá pouco ou nenhum resultado. Se focar numa coisa só, terá muito mais resultados.
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5. Lei de Parkinson
A lei de Parkinson diz que uma tarefa se extende até o final do tempo alocado para ela.
Se você se der 2h para cumprir uma tarefa de 30m, extenderá ela até por volta das 2h. Provavelmente procrastinando. Quem nunca deixou para fazer algo nos 45° do segundo tempo, mas mesmo assim conseguiu finalizar?
Quando temos menos tempo para completar algo, criamos um senso de urgência, entramos em um estado de vida ou morte, fazer ou perder, isso aumenta a produtividade.
A ideia que podemos tirar disso é que se alocarmos menos tempo para fazer algo, não iremos procrastinar, mas ao invés, usar essa urgência e finalizar a tarefa mais rápido. Isso te fará mais produtivo e te fará ganhar tempo.
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6. Registro de tempo
Já sentiu que não tem controle sobre seu tempo? Que ele simplesmente escapa das suas mãos como areia? E pior, você não sabe para onde ele está indo?
Acontece com muita gente.
Não saber com o que exatamente está gastando seu tempo é o mesmo que não saber com o que está gastando sua vida.
Um método para solucionar isso é o registro de tempo, também conhecido como timelog.
É autoexplicativo, basicamente anote tudo que fez no seu dia, hora à hora e depois reflita se está gastando o seu tempo nas coisas certas — que provavelmente são ações que te levam em direção a seus objetivos.
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7. Procrastinação positiva e negativa
Grande parte dos vendedores gastam 70% da sessão de trabalho fazendo coisas que não estão nem de perto ligadas às vendas. Como conversar, tomar um cafezinho, checar o e-mail e etc.. Todas essas atividades são formas de procrastinação.
Isso os impede de ter os resultados que poderiam ter se dedicassem 100% do tempo a coisa certa. E também de ganhar tempo.
Há 2 tipos de procrastinação, positiva e negativa. Negativa foi a do exemplo citado acima. Positiva é quando você procrastina coisas que não te ajudam, como exemplo, conversar ao invés de trabalhar.
Isso não se aplica somente a vendedores. Muita gente procrastina para estudar, para tomar a atitude, para ter aquela conversa desconfortável e etc.
Elimine a procrastinação. Vá direto ao ponto. Você terá muito mais resultado e mais rápido.
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8. Delegue
A melhor forma de ganhar tempo fazendo algo, é não fazendo. Se você pode conseguir outra pessoa para fazer algo por você, na mesma qualidade, tendo os mesmos resultados, agarre essa chance.
Isso te poupará tempo para fazer alguma outra tarefa e ser ainda mais eficiente e produtivo com o seu tempo.
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9. Interrupções
De acordo com estudos, a média dos adultos consegue se concentrar por 15 a 20 minutos em uma tarefa. Entretanto, para recuperar a atenção depois de uma interrupção leva em torno de 23 minutos.
Você pode até achar que conversar enquanto trabalha, ou checar as redes sociais não atrapalha sua performance, mas sim. Dificilmente você volta ao estado de foco que estava antes. E com menos foco, você leva muito mais tempo para terminar a tarefa em mãos do que precisaria, além de também comprometer a qualidade.
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10. Agrupe suas tarefas
Criar um grupo de tarefas em sequência pode te ajudar a ganhar tempo. Normalmente há tarefas que são bem parecidas e que usam ferramentas e recursos semelhantes. Essas são propícias para serem feitas juntas.
Por exemplo, você tem que limpar a mesa do seu escritório e o chão dele. Mas também tem que escrever um relatório e fazer algumas ligações. As duas primeiras tarefas são algo mais físico e que você pode fazer em sequência para aproveitar o ritmo. As outras duas são mais mentais — Não faria tanto sentido misturar com algo físico.
Essa simples estratégia te ajuda a usar melhor o seu estado emocional, mental ou físico nas tarefas certas. O que te levará a ser mais produtivo e ganhar tempo.
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11. Ordem
“Minha mesa tá bagunçada, mas consigo encontrar o que quero.”, “Meu quarto tá bagunçado, mas consigo encontrar minhas roupas.”. Essas desculpas podem até não parecer que prejudicam seu tempo, mas sim.
Se você não tem capacidade de manter seu ambiente organizado, como vai organizar seu tempo? Se não consegue tomar conta de uma pequena coisa, como vai tomar conta das maiores?
Além disso, o ambiente influencia seu estado emocional, mental e físico, como diz o ditado “Uma mesa bagunçada leva a uma mente bagunçada.”. E com uma mente bagunçada você leva o dobro de tempo a para fazer suas tarefas e sua produtividade geral cai.
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12. Enxergue tempo onde não há
Muitas vezes deixamos de ganhar tempo por entitular certos momentos.
Por exemplo, quando dizemos “É hora do almoço.” realmente almoçamos, mas aquele tempo não necessariamente precisa ser só de almoço. Às vezes sobra tempo livre, porque você acabou comendo mais rápido.
Ou se leva um tempo para você se transportar até seu trabalho. Aquele tempo não necessariamente é só para aquilo, você pode utilizá-lo para ler no caminho, ou escutar um audiobook.
Se quer encontrar mais tempo para fazer coisas produtivas precisa olhar dentro das tarefas que já faz e analisar se há alguma brecha ali.
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13. Pontualidade
Ser pontual mostra que você respeita tanto o seu tempo, quanto o tempo da outra pessoa. Mostra que você entende a importância e o peso dele. Isso aumenta sua reputação e confiabilidade.
Não marque compromissos com aqueles que já mostraram não dar valor a seu tempo ao se atrasarem. Não tente mudá-los ou corrigí-los, pois você gastará muito mais tempo e acabará não mudando nada.
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14. Simplifique
Tendemos a criar rituais antes de começar a produzir, estudar ou trabalhar. Fazemos primeiro um café ou chá. Conversamos, navegamos nas redes sociais e etc.
Tudo isso não basta de procrastinação. Adiamos o inadiável até não ter outra saíde a não ser fazer. Se você quer ser mais produtivo e eficiente com o seu tempo, só faça. Corte toda a preparação. Simplifique o processo para iniciar os trabalhos. Isso te fará ganhar tempo.
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15. “Não”
Quem faz tudo, não faz nada.
Se diz “sim” para tudo, se dispersa muito e gasta seu tempo e energia em atividades que não te trazem resultado algum.
Aprenda a dizer “não” a tudo aquilo que não vai te ajudar com seus objetivos e você ganhará muito tempo para trabalhar no que importa.
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16. Balanceie
Sei que para alcançar grandes resultados é necessário abdicar de muito. É necessário focar e dar mais tempo àquilo.
Mas considere o seguinte, vale a pena ignorar 100% o seu corpo, se estiver focando em outras áreas da sua vida, como suas finanças e carreira? Bem, não 100%, porque caso contrário você não terá saúde para performar bem.
Considere também sua família, vale a pena não dedicar nenhum tempo a ela, mesmo que seja apenas uma fase? Não 100%. Assim como você precisa de pelo menos o mínimo de atenção ao seu corpo para se manter saudável, precisa da sua família para se manter sã e feliz. Há um tipo de equilíbrio emocional que só a família pode fornecer.
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6 Livros incríveis sobre gestão de tempo
- Trabalho Profundo
- Comece pelo mais difícil
- 101 Hacks
- A arte de fazer acontecer
- Trabalhe 4 horas por semana
- Scrum
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Dúvidas frequentes
O que é gestão de tempo?
Gestão de tempo é gestão de vida. É organizar e alocar tempo para as atividades certas, com o intuito de alcançar determinadas metas.
Por que eu deveria gerir meu tempo?
Pense no que acontece, se não gerir. Você será como um navio sem capitão, navegará por qualquer lugar e dificilmente chegará no destino certo.
Gerenciar seu tempo te permite ter direção ao organizar ações importantes e alocar tempo para elas. Além de diminuir e eliminar o tempo gasto com tarefas triviais.
Benefícios de gerenciar o tempo
- Mais foco
- Mais disciplina
- Menos estresse
- Mais produtividade
- Mais energia e tempo livre
- Metas alcançadas rapidamente
- Senso de organização
- Senso de propósito
Como gerenciar melhor o tempo?
- Tenha metas bem definidas
- Crie planos de ação
- Priorize as coisas certas
- Aprenda a se concentração
- Use a Lei de Parkinson ao seu favor
- Crie um registro de tempo
- Procrastine a coisa errada, faça a coisa certa
- Delegue
- Lide com as interrupções
- Agrupe suas tarefas
- Ordene seu ambiente
- Enxergue tempo onde não há
- Seja pontual
- Simplifique
- Diga “Não”
- Balanceie
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